416R-A: registros escolares del estudiante

En general

La Junta Escolar del Condado de Frederick mantendrá registros precisos y completos de cada estudiante inscrito en las escuelas públicas de acuerdo con las leyes y regulaciones federales y estatales aplicables.

El superintendente o las personas designadas serán responsables de la recopilación de datos, el mantenimiento y la seguridad de los registros, el acceso y el uso de los registros, la confidencialidad de la información de identificación personal, la difusión de información de los registros y la destrucción de registros, incluida la destrucción de información de identificación personal con respecto a un estudiante con una discapacidad a solicitud de los padres. El superintendente también notificará a todo el personal de la división escolar sobre la política y los procedimientos para la gestión de los registros educativos y la notificación a los padres y estudiantes sobre sus derechos con respecto a los registros estudiantiles, incluido el derecho a obtener, con previa solicitud, una copia de esta regulación.

Definiciones

Para los propósitos de esta política, Escuelas Públicas del Condado de Frederick utiliza las siguientes definiciones de términos.

Representante autorizado: cualquier entidad o individuo designado por una autoridad educativa estatal o local o una agencia dirigida por un funcionario enumerado en 34 CFR § 99.31(a)(3) para llevar a cabo, con respecto a los programas educativos apoyados por el gobierno federal o estatal, cualquier auditoría o evaluación, o cualquier actividad de cumplimiento o ejecución en relación con los requisitos legales federales relacionados con estos programas.

Información de directorio: información contenida en el registro educativo de un estudiante que, en general, no se consideraría dañina o una invasión a la privacidad si se divulgara. La información del directorio incluye información como el nombre del estudiante, fotografía, fecha y lugar de nacimiento, campo principal de estudio, nivel de grado, estado de inscripción, fechas de asistencia, participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos, peso y estatura de los miembros de los equipos deportivos, títulos, honores, premios, becas recibidas, la institución educativa más reciente a la que asistió, y los planes educativos o profesionales del estudiante después de la graduación. La información del directorio puede no incluir el número de seguro social, la dirección, la lista de teléfonos o la dirección de correo electrónico del estudiante. La información del directorio puede incluir un número de identificación del estudiante u otro identificador personal único utilizado por un estudiante para acceder o comunicarse en sistemas electrónicos si el identificador no se puede usar para acceder a los registros educativos, excepto cuando se usa junto con uno o más factores que autentican la identidad del usuario, tales como un número de identificación personal, una contraseña u otro factor conocido o poseído únicamente por el usuario autorizado.

Programa educativo para la primera infancia: un programa Head Start o un programa Early Head Start, un programa de cuidado infantil regulado o autorizado por el estado, o un programa que atiende a niños desde el nacimiento hasta los seis años que se ocupa del desarrollo cognitivo, social, emocional y físico de los niños, y es un programa estatal de preescolar, un programa de acuerdo con la sección 619 o la Parte C de la Ley de Educación para Personas con Discapacidades, o un programa operado por una agencia educativa local.

Programa de educación: cualquier programa que se dedique principalmente a la provisión de educación, incluidas, entre otras, la educación para la primera infancia, educación primaria y secundaria, educación postsecundaria, educación especial, capacitación laboral, educación técnica y profesional, y educación para adultos, y cualquier programa administrado por una agencia o institución educativa.

Registros educativos: cualquier información registrada de cualquier manera, incluida la escritura a mano, impresiones, medios informáticos, videos o cintas de audio, películas, microfilmes y microfichas mantenidos por la Junta Escolar del Condado de Frederick o un agente de la división escolar que contenga información directamente relacionada con un estudiante, a excepción de:

  • Los registros que se mantienen en posesión exclusiva del autor, se utilizan solo como una ayuda personal para la memoria y no son accesibles ni revelados a otra persona, excepto un sustituto temporal del autor del registro.

  • Los registros que se crean y mantienen con fines de aplicación de la ley por la unidad de aplicación de la ley de la Junta Escolar del Condado de Frederick, si corresponde. Una unidad de aplicación de la ley es cualquier individuo, oficina, departamento o sección de la división escolar que está autorizado a hacer cumplir cualquier ley local, estatal o federal; remitir asuntos de cumplimiento a las autoridades correspondientes o mantener la integridad física y la seguridad de la división escolar.

  • En el caso de personas empleadas de la Junta Escolar del Condado de Frederick, pero que no asisten a una escuela en la división, registros que se realizan y mantienen en el curso normal de los negocios que se relacionan de forma exclusiva con la persona en su calidad de empleado.

  • Registros creados o recibidos después de que un individuo ya no asiste y que no están directamente relacionados con la asistencia del individuo como estudiante.

  • Calificaciones en trabajos calificados por compañeros antes de que un maestro los recopile y registre.

  • Cualquier información electrónica, como el correo electrónico, incluso si contiene información de identificación personal sobre un estudiante, salvo que se coloque una copia impresa de la información electrónica en el archivo del estudiante o se almacene de forma electrónica bajo el nombre de un estudiante individual de manera permanente y segura para el propósito de mantenerse como un registro educativo. Para los propósitos de esta política, la información electrónica que existe en un servidor de respaldo, un sistema de archivo temporal o de manera temporal en una computadora no es un registro educativo y no se considera que deba mantenerse.
    Estudiante: cualquier persona que asista o haya asistido a Escuelas Públicas del Condado de Frederick con respecto a quien la división escolar mantiene registros educativos o información de identificación personal.

    Estudiante elegible: un estudiante que ha cumplido los 18 años o está emancipado según la ley de Virginia.

    Padre: el padre de un estudiante, incluido un padre natural, un tutor, una persona que actúa como padre en ausencia de un padre o tutor.
    Difusión y mantenimiento de registros sobre los procedimientos judiciales

    1. Adjudicaciones

      1. El superintendente deberá difundir el aviso o la información con respecto a una adjudicación de delincuencia o condena por un delito indicado en la Sección 16.1-260.G. del Código de Virginia incluido en un aviso recibido de conformidad con la Sección 16.1-305.1 del Código de Virginia, al personal de la escuela responsable de la gestión de los registros de los estudiantes y a otro personal escolar pertinente, incluido, entre otros, el director de la escuela en la que está inscrito el estudiante. Además, el director deberá difundir dicha información al personal de instrucción autorizado y otro personal escolar que (1) brinde servicios directos de educación y apoyo al estudiante y (2) tenga un interés educativo legítimo en dicha información.

      2. Se notificará por escrito al padre, tutor u otra persona que tenga control o esté a cargo de un estudiante y, con el consentimiento de un padre o en cumplimiento de una orden del tribunal, al tribunal en el que se dictó la disposición, de cualquier acción disciplinaria con respecto a cualquier incidente en el que se basó la adjudicación de delincuencia o condena por un delito indicado en la subsección G de la sección 16.1-260 del Código de Virginia y las razones correspondientes. También se notificará al padre o tutor respecto a su derecho a revisar y solicitar una enmienda del registro escolar del estudiante.

      3. Cada notificación de adjudicación de delincuencia o condena por un delito indicado en la subsección G de la sección 16.1-260 del Código de Virginia recibida por un superintendente, y la información contenida en la notificación, que no es un registro disciplinario como se define en las regulaciones de la Junta de Educación, se mantendrá por el superintendente y por cualquier otra persona a quien se difunda, por separado de todos los demás registros relativos al estudiante. Sin embargo, si los administradores de la escuela o la junta escolar toman una acción disciplinaria contra un estudiante debido a un incidente que formó la base para la adjudicación de delincuencia o condena por un delito indicado en la subsección G de la sección 16.2-260 del Código de Virginia, la notificación se convertirá en parte del registro disciplinario del estudiante. Cualquier notificación de disposición recibida de conformidad con la sección 16.1-305.1 del Código de Virginia no se conservará después de que el estudiante haya recibido un diploma o certificado según lo dispuesto en la sección 22.1-253.13:4 del Código de Virginia.

    2. Peticiones y denuncias

      El superintendente no divulgará información contenida en o derivada de una notificación de petición recibida de conformidad con la sección 16.1-260 del Código de Virginia o de una denuncia recibida de conformidad con la sección 66-25.2:1 del Código de Virginia, excepto lo siguiente:

      1. Si el menor no está inscrito como estudiante en una escuela pública en la división en la que se presentó la notificación o la denuncia, el superintendente deberá notificarla de inmediato al funcionario de admisión del tribunal de menores en el que se presentó la petición o al director del departamento que envió la denuncia y podrá remitir la notificación de petición o denuncia al superintendente de la división en la que está inscrito el menor, si se conoce.

      2. Antes de recibir la notificación de disposición de acuerdo con la sección 16.1-305.1 del Código de Virginia, el superintendente puede revelar la presentación de la petición y la naturaleza del delito al director de la escuela en la que el estudiante está inscrito, si el superintendente cree que la divulgación al personal escolar es necesaria para garantizar la seguridad física del estudiante, de otros estudiantes o del personal escolar dentro de la división. El director puede difundir aún más la información con respecto a una petición, después de que el estudiante haya sido detenido, ya sea que el niño haya sido liberado o no, solo a aquellos estudiantes y al personal de la escuela que tengan contacto directo con el estudiante y necesiten la información para garantizar su seguridad física o la colocación educativa apropiada u otros servicios educativos.

        Si el superintendente cree que la divulgación de información sobre una denuncia recibida de conformidad con la sección 66-25.2:1 del Código de Virginia al personal escolar es necesaria para garantizar la seguridad física del estudiante, de otros estudiantes o del personal escolar, puede divulgar la información al director de la escuela en la que está inscrito el estudiante. Además, el director puede difundir la información sobre dicha denuncia solo al personal de la escuela según sea necesario para proteger al estudiante, al sujeto o a los sujetos del peligro, a otros estudiantes o al personal de la escuela.

Órdenes de protección y órdenes que prohíben el contacto con un niño

Cualquier director de escuela que reciba la notificación de que un tribunal de circuito, un tribunal de distrito general, un tribunal de distrito de menores y relaciones domésticas, o un magistrado ha emitido una orden de protección para cualquier niño que esté inscrito en la escuela, o cualquier otra orden que prohíba el contacto con dicho niño, informará que dicha orden se ha emitido al personal de instrucción autorizado y a otro personal de la escuela que
(i) (i) proporcionan servicios directos de educación o apoyo al niño protegido o al niño sujeto a la orden, (ii) tienen un interés educativo legítimo en dicha información, y (iii) son responsables de la supervisión directa del niño protegido o sujeto a la orden.

Notificación anual

La división escolar notificará anualmente a los padres y estudiantes elegibles de sus derechos de acuerdo con la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA), que incluye:

  1. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante y el procedimiento para ejercer este derecho.

  2. El derecho a solicitar la enmienda de los registros educativos del estudiante que el padre o el estudiante elegible crea que son inexactos o engañosos, o infringen los derechos de privacidad del estudiante y el procedimiento para ejercer este derecho.

  3. El derecho a consentir la divulgación de información de identificación personal contenida en los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento.

  4. El tipo de información designada como información de directorio y el derecho a optar por no divulgar la información de directorio.

  5. Que la división escolar divulgue los registros a otras instituciones que han solicitado los registros y en las que el estudiante busca o pretende inscribirse o ya está inscrito, siempre que la divulgación sea para fines relacionados con la inscripción o la transferencia del estudiante.

  6. El derecho a optar por no divulgar el nombre, la dirección y el número de teléfono del estudiante a reclutadores militares o instituciones de educación superior que soliciten dicha información.

  7. Una especificación de los criterios para determinar quién es un funcionario escolar y qué constituye un interés educativo legítimo.

  8. El derecho a presentar reclamos ante la Oficina de Conformidad de Políticas Familiares en el Departamento de Educación de los Estados Unidos sobre el supuesto incumplimiento de FERPA de la división escolar.
Procedimiento para inspeccionar registros educativos

Los padres de los estudiantes o los estudiantes elegibles pueden inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante relacionados con sus hijos dentro de un periodo de tiempo razonable, que no excederá los 45 días, y antes de cualquier reunión sobre un IEP o audiencia que involucre a un estudiante con una discapacidad. Además, los padres tendrán derecho a una respuesta de la división escolar a las solicitudes razonables de explicaciones e interpretaciones del registro académico.

Los padres o estudiantes elegibles deben presentar al director de la escuela del estudiante una solicitud por escrito que identifique con la mayor precisión posible el registro o los registros que desea inspeccionar.

El director (o el funcionario escolar apropiado) hará los arreglos necesarios para el acceso tan pronto como sea posible y notificará al padre o al estudiante elegible la hora y el lugar donde se pueden inspeccionar los registros. El acceso se debe realizar en 45 días calendario o menos desde la recepción de la solicitud.

Cuando un registro contiene información sobre estudiantes que no son hijos de los padres o el estudiante elegible, los padres o el estudiante elegible no pueden inspeccionar y revisar la parte del registro que pertenece a otros estudiantes.

Tarifas de las copias de los registros

Escuelas Públicas del Condado de Frederick no cobrarán una tarifa a los padres, tutores y estudiantes elegibles por la primera copia de los registros educativos. La tarifa por copias adicionales será de 10 centavos por página. Se cobrará el costo real del tiempo de copiado y el franqueo. Escuelas Públicas del Condado de Frederick no cobra por la búsqueda y recuperación de registros. Escuelas Públicas del Condado de Frederick no cobra por copiar un Plan de Educación Individualizada (IEP) o por una copia del acta literal de una audiencia realizada de acuerdo con las regulaciones de la Junta de Educación del Estado que gobiernan los programas de educación especial para niños con discapacidades en Virginia.

Tipos, ubicaciones y custodios de registros educativos

Escuelas Públicas del Condado de Frederick proporcionará a los padres, previa solicitud, una lista de los tipos y las ubicaciones de los registros educativos que la división escolar recopila, mantiene y utiliza.

La siguiente es una lista de los tipos de registros que Escuelas Públicas del Condado de Frederick mantiene, sus ubicaciones y sus custodios.

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Divulgación de registros educativos

Escuelas Públicas del Condado de Frederick divulgará los registros educativos o la información de identificación personal contenida en ellos solo con el consentimiento por escrito de los padres o del estudiante elegible sujeto a las siguientes excepciones. La división escolar puede divulgar información sobre registros educativos sin consentimiento:

  1. A los funcionarios escolares que tienen un interés educativo legítimo en los registros.

    Un funcionario escolar es:

    1. Una persona empleada por la Junta Escolar del Condado de Frederick.

    2. Una persona designada o elegida por la Junta Escolar y que se desempeña en una capacidad oficial.

    3. Una persona empleada o contratada por la Junta Escolar para realizar una tarea especial, como un abogado, auditor, consultor médico o terapeuta.

    4. Un contratista, consultor, voluntario u otra parte a quien la división escolar haya subcontratado servicios o funciones para los cuales de lo contrario usaría empleados y que está bajo su control directo con respecto al uso y mantenimiento de los registros educativos.

    Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario:

    • Realiza una tarea que se encuentra especificada en la descripción de su puesto o en un acuerdo contractual.

    • Realiza una tarea relacionada con la educación de un estudiante.

    • Realiza una tarea relacionada con la disciplina de un estudiante.

    • Proporciona un servicio o beneficio relacionado con el estudiante o la familia del estudiante, como atención médica, consejería, colocación laboral o ayuda financiera.

  2. A los funcionarios de otra escuela, sistema escolar o institución de educación postsecundaria donde el estudiante busca o tiene la intención de inscribirse, o donde el estudiante ya está inscrito, siempre que la divulgación sea para propósitos relacionados con la inscripción o transferencia del estudiante.

  3. A ciertos funcionarios del Departamento de Educación de los EE. UU., el fiscal general de los EE. UU., el contralor general y las autoridades educativas estatales, en relación con ciertos programas educativos respaldados por el estado o el gobierno federal y de acuerdo con las regulaciones federales aplicables.

  4. En relación con la solicitud o recepción de ayuda financiera de un estudiante según sea necesario para determinar la elegibilidad, el monto o las condiciones de la ayuda financiera, o para hacer cumplir los términos y condiciones de esta.

  5. Con el propósito de promover la capacidad del sistema de justicia de menores para servir efectivamente al alumno antes de la adjudicación. El director o la persona designada puede divulgar información de identificación del registro escolar de un alumno al personal policial o correccional estatal o local, como un agente de la policía, funcionario de libertad condicional, administrador u oficial de libertad bajo palabra, o un miembro de una junta de libertad bajo palabra, que busque información en el desempeño de sus funciones; un funcionario o empleado de una agencia del condado o de la ciudad responsable de los servicios de protección de los niños, en cuanto a un alumno referido a esa agencia como un menor que requiere investigación o supervisión por parte de esa agencia; abogados de la Mancomunidad, unidades de servicios judiciales, centros de detención juvenil u hogares grupales, agencias de salud mental y médica, agencias estatales y locales de servicios para niños y familias, y el Departamento de Justicia de Menores y el personal de dichas agencias. Antes de la divulgación de dichos registros escolares, las personas a quienes se divulgarán los registros deberán certificar por escrito al director o la persona designada que la información no se divulgará a terceros, excepto según lo dispuesto por la ley estatal, sin el consentimiento previo por escrito del padre del alumno o de dicho alumno si este tiene dieciocho años o más.

  6. A organizaciones que realizan estudios para, o en nombre de, agencias o instituciones educativas a fin de desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; administrar programas de ayuda estudiantil; o mejorar la enseñanza. Los estudios se deben realizar de una manera que no permita la identificación personal de los padres y estudiantes por parte de personas que no sean representantes de la organización y que tengan intereses legítimos en la información. Se debe destruir la información cuando ya no sea necesaria para los fines para los cuales se realizó el estudio. La Junta Escolar debe celebrar un acuerdo por escrito con la organización que realiza el estudio que hace lo siguiente:

    • especifica el propósito, el alcance y la duración del estudio o de los estudios y la información que se va a divulgar; exige a la organización que utilice la información de identificación personal de los registros de educación solo para cumplir el propósito o los propósitos del estudio indicados en el acuerdo escrito.

    • Requiere que la organización lleve a cabo el estudio de una manera que no permita la identificación personal de los padres y estudiantes por nadie más que representantes de la organización con intereses legítimos.

    • Requiere que la organización destruya toda la información de identificación personal cuando esta ya no sea necesaria para los fines para los cuales se realizó el estudio y especifica el periodo de tiempo en el que se debe destruir.
  7. A organismos acreditadores para el desempeño de sus funciones.

  8. A los padres de un estudiante elegible que declaran que el estudiante es dependiente a efectos del impuesto sobre la renta.

  9. A las entidades o personas designadas en órdenes judiciales o citaciones según lo especificado en la FERPA.

  10. A las partes apropiadas en relación con una emergencia si el conocimiento de la información es necesario para proteger la salud o la seguridad del estudiante o de otros individuos. Si la división escolar divulga información relacionada con una emergencia, registrará la siguiente información:
    La amenaza articulada y significativa para la salud o la seguridad de un estudiante o de otros individuos que haya constituido la base de la divulgación.
    Las partes a las que la división reveló la información.

  11. A un trabajador social de la agencia u otro representante de una agencia estatal o local de bienestar infantil u organización tribal que tenga derecho a acceder al plan del caso de un estudiante cuando dicha agencia u organización sea legalmente responsable del cuidado y protección del estudiante.

  12. Información de directorio designada por la división escolar.

  13. Cuando la divulgación se refiere a agresores sexuales y otras personas que se deben registrar en virtud de la sección 170101 de la Ley de 1994 para combatir y reprimir los delitos violentos, de la sección 14071 del Título 42 del Código de los Estados Unidos, y la información se proporcionó a la división según la sección 14071 del Título 42 del Código de los Estados Unido y las pautas federales aplicables.

La división escolar divulga o pone a disposición de un tutor ad litem, a pedido, cualquier información, registro o informe relacionado con un estudiante para quien se ha presentado una petición de tutela o curaduría que el tutor ad litem determina que es necesario para realizar sus deberes, según la sección 64.2-2003 del Código de Virginia.

La división escolar utilizará métodos razonables para identificar y autenticar la identidad de los padres, estudiantes, funcionarios escolares y cualquier otra parte a la que divulgue información de identificación personal de los registros educativos.

Divulgación no autorizada de registros electrónicos

En los casos en que se crea razonablemente que los registros electrónicos que contienen información de identificación personal se han divulgado en violación de la ley federal o estatal aplicable a dicha información, la división escolar notificará, tan pronto como sea posible, a los padres de cualquier estudiante afectado por dicha divulgación, excepto según se disponga de otra manera en la sección 32.1-127.1:05 o 18.2-186.6. del Código de Virginia. Dicha notificación deberá incluir (i) la fecha, fecha estimada o rango de fechas de la divulgación; (ii) el tipo de información que se ha divulgado o que se cree razonablemente que se ha divulgado; y (iii) las medidas correctivas tomadas o planificadas en respuesta a la divulgación.

Divulgación a agencias federales

A pesar de cualquier otra disposición de la ley o política, ningún miembro o empleado de la Junta Escolar del Condado de Frederick transmitirá información de identificación personal, como se define ese término en la FERPA y las regulaciones relacionadas, del registro de un estudiante a una agencia del gobierno federal o a un representante autorizado de dicha agencia, excepto cuando la ley o regulación federal lo requiera.

Divulgación de información relacionada con los estudiantes que reciben enseñanza en el hogar

Ni el superintendente ni la junta escolar divulgarán información proporcionada por un padre o estudiante al Departamento de Educación ni a ninguna otra persona o entidad fuera de la división escolar local para satisfacer los requisitos de la Política LBD Enseñanza en el hogar o la subdivisión B 1 de la sección 22.1-254 del Código de Virginia. Sin embargo, el superintendente o la junta escolar pueden divulgar, con el consentimiento por escrito de los padres del estudiante, dicha información en la medida que lo proporcione el consentimiento de los padres. Nada en esta política prohíbe al superintendente notificar al superintendente de Enseñanza Pública el número de estudiantes de la división escolar que reciben enseñanza en el hogar.

Auditoría o evaluación de programas educativos

Los representantes autorizados del contralor general de los Estados Unidos, el fiscal general de los Estados Unidos, el secretario de educación federal y las autoridades educativas estatales y locales pueden tener acceso a los registros educativos en relación con una auditoría o evaluación de los programas educativos apoyados por el gobierno federal o estatal, o para la aplicación o el cumplimiento de los requisitos legales federales relacionados con esos programas.

Todo representante autorizado que no sea un empleado debe ser designado por un acuerdo escrito que:

  • Designe a la persona o entidad como representante autorizado.

  • Especifique la información de identificación personal que se va a divulgar, y especifique que la finalidad de divulgar la información de identificación personal al representante autorizado es llevar a cabo una auditoría o evaluación de programas educativos apoyados por el gobierno federal o estatal, o hacer cumplir o aplicar los requisitos legales federales relacionados con dichos programas; y que especifique una descripción de la actividad con la suficiente especificidad para dejar claro que el trabajo entra dentro de la excepción de la sección 99.31(a)(3) del Título 34 del CFR, que incluye una descripción de cómo se utilizará la información de identificación personal.

  • Exija al representante autorizado que destruya la información de identificación personal cuando esta ya no sea necesaria para el propósito especificado.

  • Especifique el periodo de tiempo en el que se debe destruir la información.

  • establece políticas y procedimientos, de conformidad con la FERPA y otras disposiciones federales y estatales de confidencialidad y privacidad, para proteger la información de identificación personal de una mayor divulgación y uso no autorizado, incluida la limitación del uso de información de identificación personal a solo representantes autorizados con intereses legítimos en la auditoría o evaluación de un programa de educación federal o estatal, o para el cumplimiento o la aplicación de los requisitos legales federales relacionados con dichos programas.
Reclutadores militares e instituciones de educación superior

Escuelas Públicas del Condado de Frederick brinda, a solicitud de reclutadores militares o una institución de educación superior, acceso a los nombres, direcciones y listas de teléfonos de los estudiantes de la escuela secundaria, salvo que un padre o estudiante elegible haya presentado una solicitud por escrito que indique que no se divulgue el nombre, la dirección y la lista de teléfonos del estudiante sin el consentimiento previo por escrito de los padres o del estudiante elegible.

La división escolar notifica a los padres sobre la opción de hacer una solicitud y cumple con cualquier solicitud. La solicitud debe realizarse por escrito dentro de los 15 días posteriores a la publicación del aviso anual.

La división escolar brinda a los reclutadores militares el mismo acceso a los estudiantes de la escuela secundaria que se brinda generalmente a las instituciones educativas postsecundarias o a los posibles empleadores de esos estudiantes.

Registros de divulgación

Escuelas Públicas del Condado de Frederick mantendrá un registro, guardado con los registros educativos de cada estudiante, que indica todas las personas (excepto los funcionarios escolares que tienen un interés educativo legítimo en los registros), agencias u organizaciones que soliciten u obtengan acceso a los registros educativos de un estudiante. El registro indicará de forma específica el interés legítimo que tenía la parte en obtener la información. El registro de acceso estará disponible solo para los padres, los funcionarios escolares que son responsables de la custodia de dichos registros y las personas u organizaciones que auditan el funcionamiento del sistema.

Cada escuela deberá mantener una lista de funcionarios escolares que tengan un interés legítimo en los registros escolares de los estudiantes. Las personas cuyo nombre aparece en la lista no están obligadas a firmar el registro de acceso. La lista se publicará con los registros escolares del estudiante o la tendrá el director o la persona designada.

Los requisitos relacionados con los registros de divulgación establecidos anteriormente no se aplican a las divulgaciones realizadas de conformidad con una orden ex parte emitida por un tribunal a solicitud del fiscal general de Estados Unidos (o cualquier funcionario o empleado federal, en un puesto no inferior al asistente del fiscal general, designado por el fiscal general) que busca recopilar registros educativos relevantes para una investigación autorizada o enjuiciamiento por terrorismo internacional, como se define en el Título 18 del Código de los Estados Unidos, sección 2331 u otras leyes enumeradas en el Título 18 del Código de los Estados Unidos, sección 2332b(g)(5)(B).

La información personal solo se transferirá a un tercero con la condición de que dicha parte no permita que ninguna otra parte tenga acceso a dicha información sin el consentimiento por escrito de los padres o del estudiante elegible. Si un tercero permite el acceso a la información o no destruye la información, la división no permitirá el acceso a la información de registros educativos a ese tercero por un periodo de al menos cinco años.

Información del directorio

La Junta Escolar notificará a los padres y estudiantes elegibles al comienzo de cada año escolar sobre qué información, si la hubiera, ha designado como información de directorio, y el periodo de tiempo para notificar a la división, por escrito, que no desea algunos o todos esos tipos de información designados como información de directorio. La notificación puede especificar que la divulgación de la información del directorio se limitará a partes específicas, para propósitos específicos o ambos. Si la Junta Escolar especifica que la divulgación de la información del directorio será tan limitada, las divulgaciones de la información del directorio se limitarán a las especificadas en el aviso público.

Ninguna escuela divulga la dirección, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de un estudiante de conformidad con 34 C. F. R. § 99.31(a)(11) o la Ley de Libertad de Información de Virginia, salvo que el padre o el estudiante elegible consienta dicha divulgación de forma afirmativa por escrito. Con excepción de lo requerido por la ley estatal o federal, ninguna escuela divulga la dirección, número de teléfono o dirección de correo electrónico de un estudiante de conformidad con 34 C. F. R. § 99.31(a)(11), salvo que (a) la divulgación sea para estudiantes matriculados en la escuela o empleados de la junta escolar con fines educativos o asuntos escolares, y el padre o estudiante elegible no ha rechazado dicha divulgación de acuerdo con la ley de Virginia y esta política o (b) el padre o el estudiante elegible ha consentido dicha divulgación de forma afirmativa por escrito.

Los padres y los estudiantes elegibles no pueden usar el derecho a optar por que no se divulgue la información del directorio para 1) evitar la divulgación del nombre, identificador o dirección de correo electrónico institucional del estudiante en una clase en que el estudiante está inscrito; o 2) evitar que una agencia o institución educativa requiera que el estudiante use, muestre públicamente o revele una tarjeta de identificación de estudiante o una insignia que exhiba información designada como información de directorio y que haya sido debidamente designada como información de directorio.

Corrección de registros educativos

Los procedimientos para la enmienda de registros que un padre o un estudiante elegible considera que son erróneos son
los siguientes:

  1. Los padres o el estudiante elegible deben solicitar por escrito que Escuelas Públicas del Condado de Frederick modifique un registro. Al hacerlo, deben identificar la parte del registro que desean cambiar y especificar por qué creen que es errónea, engañosa o que viola la privacidad u otros derechos del estudiante. Tales solicitudes deberán dirigirse al director de Servicios de apoyo al estudiante.

  2. El director de Servicios de apoyo al estudiante considerará la solicitud y decidirá si se debe corregir el registro de acuerdo con la solicitud dentro de un periodo de tiempo razonable. Si el registro no se modifica, la división escolar notificará la decisión a los padres o al estudiante elegible, y les informará sobre su derecho a una audiencia para cuestionar la información que se cree que es errónea, engañosa o que viola los derechos del estudiante. Las solicitudes que impugnen una decisión deberán dirigirse al superintendente de la división o la persona designada.

  3. El superintendente o la persona designada organizará una audiencia y notificará a los padres o al estudiante elegible, con razonable anticipación, la fecha, lugar y hora de la audiencia. La audiencia se llevará a cabo dentro de un periodo de tiempo razonable después de la solicitud.

  4. El padre o estudiante elegible puede, a su propio cargo, ser asistido o representado por una o más personas de su elección, incluido un abogado.

  5. La audiencia será dirigida por un consejero auditor, quien es una parte desinteresada; sin embargo, el consejero auditor puede ser un oficial de la división escolar. Los padres o el estudiante elegible tendrán una oportunidad plena y justa de presentar evidencia relevante a los problemas planteados en la solicitud original para corregir los registros educativos del estudiante de acuerdo con la FERPA.

  6. El consejero auditor preparará una decisión por escrito que incluirá un resumen de la evidencia presentada y las razones de la decisión dentro de un periodo de tiempo razonable después de la audiencia. La decisión se basará únicamente en la evidencia presentada en la audiencia.

  7. Si el consejero auditor decide que la información es inexacta, engañosa o viola el derecho a la privacidad del estudiante, el registro del estudiante será modificado (incluida la eliminación de antecedentes penales) y se informará por escrito a los padres o al estudiante elegible que se modificó el registro. Se proporcionará una copia del registro corregido al padre o al estudiante elegible.

  8. Si el consejero auditor decide que la información impugnada no es errónea o engañosa ni viola el derecho de privacidad del estudiante, el consejero notificará a los padres o al estudiante elegible que tienen derecho a colocar en el registro una declaración que comente sobre la información impugnada o una declaración que establezca las razones para no estar de acuerdo con la decisión. Se mantendrá la declaración como parte de los registros educativos del estudiante mientras que la parte impugnada se mantenga y se divulgue siempre que la división escolar divulgue la parte del registro a la que se refiere la declaración.

  9. La decisión del consejero auditor será definitiva.
Confidencialidad de los registros de tratamientos contra el VIH y por consumo de drogas y alcohol

Escuelas Públicas del Condado de Frederick deberá cumplir con los requisitos de confidencialidad de la Sección 32.1-36.1 del Código de Virginia, 1950, en su forma enmendada, que establece la confidencialidad de los registros relacionados con cualquier prueba del Virus de Inmunodeficiencia Humana (VIH). Además, la división escolar mantendrá la confidencialidad de los registros de tratamientos por drogas y alcohol, según lo exigen las leyes federales y estatales.


Referencia(s) legal(es):
Título 18 del Código de los EE. UU., secciones 2331, 2332b

Título 20 del Código de los EE. UU., secciones 1232g, 7908

Título 42 del Código de los EE. UU., sección 290dd-2

34 C. F. R. 99.3, 99.7, 99.10, 99.11, 99.20, 99.21, 99.22, 99.31, 99.32, 99.33, 99.34, 99.35, 99.36, 99.37

Código de Virginia, 1950, en su forma enmendada, secciones 2.2-3704, 2.2-3804, 16.1-260, 16.1-305.1, 16.1.-305.2, 22.1-254.1 y 22.1-279.3:2, 22.1-287, 22.1-287.01, 22.1-287.02. 22.1-287.1, 22.1-288, 22.1-288.1, 22.1-288.2, 22.1-289, 23.1-405, 32.1-36.1, 64.2-2003


Referencia(s) cruzada(s):
Regulación 305R, Enseñanza: requisitos para graduarse de la escuela secundaria

Regulación 416R-B, Estudiantes: expedientes del estudiante


Aprobado: martes, 7 de septiembre de 1976
Enmendado: martes, 5 de septiembre de 1978
Enmendado: martes, 6 de noviembre de 1979
Enmendado: martes, 4 de agosto de 1981
Enmendado: lunes, 15 de febrero de 1988
Enmendado: miércoles, 19 de enero de 1994
Enmendado: jueves, 2 de octubre de 1997
Enmendado: lunes, 6 de marzo de 2000
Enmendado: lunes, 29 de julio de 2002
Enmendado: viernes, 22 de junio de 2007
Enmendado: lunes, 22 de junio de 2009
Enmendado: martes, 1 de diciembre de 2009
Enmendado: martes, 13 de julio de 2010
Enmendado: jueves, 21 de junio de 2012
Enmendado: miércoles, 26 de noviembre de 2014
Enmendado: miércoles, 1 de julio de 2015
Enmendado: miércoles, 13 de julio de 2016
Enmendado: miércoles, 10 de mayo de 2017
Enmendado: miércoles, 15 de agosto de 2018
Enmendado: jueves, 18 de abril de 2019
Enmendado: miércoles, 19 de junio de 2019
Enmendado: martes, 9 de junio de 2020